PDF te groot voor e-mail: zo verstuur je hem toch

• Gmail: 25 MB per e-mail. Daarboven stelt Gmail een Google Drive-link voor in plaats van het bestand.
• Outlook.com en Hotmail: 20 MB per e-mail. Grotere bestanden worden als OneDrive-link aangeboden.
• Yahoo Mail: 25 MB per e-mail.
• Werkmail (Outlook met Microsoft 365, Exchange): vaak 20 tot 35 MB, ingesteld door je werkgever. De ontvanger kan een lagere limiet hebben dan jij.

Twee details zorgen vaak voor problemen. De limiet geldt voor alle bijlagen samen, en een bestand wordt bij het versturen ongeveer een derde groter door de codering. Een PDF van 19 MB kan daardoor al mislukken in Outlook: blijf ruim onder de limiet, bijvoorbeeld 15 MB voor Gmail en 12 MB voor Outlook.

Dit is het snelst en de e-mail blijft eenvoudig: één bijlage, geen link.

1. 1

   Open de verkleiner

   Ga naar PDF verkleinen. Alles gebeurt in je browser, het bestand wordt nooit geüpload.

2. 2

   Voeg je PDF toe

   Kies het bestand of sleep het naar de pagina.

3. 3

   Kies een doelgrootte

   Kies onder Of verklein tot een bestandsgrootte 2 MB of vul je eigen grootte in, bijvoorbeeld 12 MB voor Outlook. Alleen de afbeeldingen worden verkleind, net genoeg om te passen, zodat je de beste kwaliteit houdt.

4. 4

   Download en voeg toe

   Download het resultaat en voeg het als bijlage toe. De grootte zie je vóór het downloaden.

Bestaat een document vooral uit scans of grote foto’s, dan kan het slecht leesbaar worden voordat het klein genoeg is. Splitsen houdt de volle kwaliteit.

• Gebruik PDF splitsen om het bestand op paginabereik te knippen, bijvoorbeeld 1 tot 20 en 21 tot 40, of elke 10 pagina’s.
• Stuur elk deel in een aparte e-mail en nummer ze in het onderwerp: "Contract (1 van 2)".
• De gids over een PDF splitsen laat alle opties zien.

Veel grote PDF’s bevatten pagina’s die niemand leest: lege achterkanten, voorbladen, dubbele bijlagen. Weghalen verkleint het bestand zonder kwaliteitsverlies.

• Verwijder pagina’s die je niet nodig hebt, of haal lege pagina’s automatisch weg.
• Is de scan alleen tekst en een stempel, maak hem dan zwart-wit. Kleur is vaak de helft van het bestand.
• Verklein daarna wat overblijft. De gids PDF verkleinen legt elk niveau uit.

Voor heel grote bestanden, zoals een scan van 200 pagina’s of een portfolio, is een link het betrouwbaarst. Zet de PDF op Google Drive, OneDrive, Dropbox of iCloud Drive en deel de link in je e-mail. Op Mac en iPhone doet Apple Mail dit voor je met Mail Drop, tot 5 GB.

• Tot ongeveer 2 keer de limiet: verklein tot een doelgrootte, meer is niet nodig.
• Vooral gescande pagina’s: zwart-wit en dan verkleinen. Splits als het nog te groot is.
• Documenten in drukkwaliteit die niet vager mogen worden: splits ze in delen.
• Honderden MB: stuur een link.