Cách giảm dung lượng file PDF

Chữ chiếm rất ít dung lượng trong file PDF. Một báo cáo 50 trang chỉ có chữ và biểu đồ đơn giản thường nhẹ hơn 1 MB nhiều. Thứ làm file PDF nặng gần như luôn là ảnh: các trang scan, ảnh chụp tài liệu bằng điện thoại và ảnh độ phân giải cao xuất từ ứng dụng thiết kế.

Một tấm ảnh chụp bằng điện thoại có thể nặng 3 đến 5 MB, và máy scan đặt ở 600 DPI cho ra những trang sắc nét hơn nhiều so với nhu cầu của mọi màn hình hay máy in văn phòng. Việc nén hoạt động bằng cách lưu lại các ảnh đó ở độ phân giải và chất lượng hợp lý. Chữ và đồ họa vector được giữ nguyên, nên vẫn sắc nét hoàn toàn.

1. 1

   Mở công cụ nén

   Vào Nén file PDF. Cách dùng giống nhau trên máy tính, iPhone và Android.

2. 2

   Thêm file PDF

   Nhấn Chọn file PDF hoặc thả vào đây rồi chọn file, hoặc kéo file vào trang. File được trình duyệt đọc ngay trên máy và không bao giờ bị tải lên.

3. 3

   Chọn mức nén

   Chọn Nhẹ, Khuyên dùng hoặc Mạnh. Hãy bắt đầu với Khuyên dùng: mức này giữ chất lượng tốt và thường làm file nhỏ đi nhiều.

4. 4

   Nén file

   Nhấn Nén file PDF. Với bản scan lớn, tiến trình hiện theo từng ảnh được tối ưu, sau đó bạn thấy dung lượng trước và sau, ví dụ 18,4 MB → 3,1 MB (nhỏ hơn 83%).

5. 5

   Tải xuống file PDF nhỏ hơn

   Trong bảng File của bạn đã sẵn sàng, giữ nguyên hoặc đổi Tên file (mặc định kết thúc bằng -compressed) rồi nhấn Tải xuống.

6. 6

   Kiểm tra kết quả

   Mở file vừa tải xuống rồi phóng to một tấm ảnh hoặc trang scan. Nếu trông vẫn ổn mà bạn cần file nhỏ hơn nữa, hãy thử lại với mức Mạnh.

• Nhẹ: chất lượng tốt nhất, file nhỏ hơn. Ảnh giữ đủ chi tiết để in. Dùng cho brochure, hồ sơ năng lực và tài liệu bạn sẽ in ra.
• Khuyên dùng: chất lượng tốt, nhỏ hơn nhiều. Phù hợp để đọc trên màn hình và in văn phòng thông thường. Đây là lựa chọn đúng cho hầu hết email và hồ sơ nộp online.
• Mạnh: file nhỏ nhất, chất lượng ảnh thấp hơn. Ảnh sẽ mềm đi rõ rệt, nhưng chữ trong bản scan vẫn đọc được. Dùng khi bạn buộc phải xuống dưới một giới hạn nghiêm ngặt.

Nén là sự đánh đổi: ảnh càng nhỏ thì càng mất chi tiết. Nếu bản scan có chữ nhỏ, chẳng hạn các điều khoản in nhỏ trong hợp đồng, hãy kiểm tra lại sau khi dùng Mạnh rồi mới gửi đi.

Gmail nhận tệp đính kèm tối đa 25 MB cho mỗi email, còn Outlook là 20 MB. Vượt mức đó, Gmail sẽ biến file thành link Google Drive, còn Outlook có thể từ chối gửi hoặc yêu cầu bạn chia sẻ qua OneDrive.

Hãy chừa một khoảng dưới giới hạn. Tệp đính kèm email được mã hóa khi gửi nên nặng thêm khoảng một phần ba, và giới hạn tính trên tất cả tệp đính kèm trong thư chứ không phải một file. Các cổng của cơ quan nhà nước, trường đại học và tuyển dụng thường nghiêm hơn, với mức tối đa 2, 5 hoặc 10 MB cho mỗi tài liệu.

Các file PDF chủ yếu là chữ, hoặc đã được nén sẵn bởi ứng dụng tạo ra chúng, có thể chỉ nhỏ đi vài phần trăm. Khi đó, hãy thay đổi nội dung trong file thay vì cách lưu nó.

• Xóa những trang không cần bằng Xóa trang PDF, ví dụ mặt sau trắng của các tờ scan hoặc những phụ lục dài.
• Gửi tài liệu thành nhiều phần. Bài hướng dẫn tách file PDF chỉ cách cắt nó thành nhiều file nhỏ hơn.
• Scan lại với thiết lập thấp hơn. 200 đến 300 DPI là quá đủ cho tài liệu, và bản scan thang xám nhẹ hơn bản scan màu.
• Nếu bạn ghép nhiều file, hãy nén kết quả sau khi ghép. Xem cách ghép file PDF.

Nếu file PDF có mật khẩu, hãy mở khóa trước bằng Mở khóa PDF, nén xong rồi đặt lại mật khẩu bằng Đặt mật khẩu PDF nếu cần.