PDF quá lớn để gửi email: cách gửi được ngay

• Gmail: 25 MB mỗi email. Vượt quá, Gmail sẽ đề nghị gửi đường link Google Drive thay cho file.
• Outlook.com và Hotmail: 20 MB mỗi email. File lớn hơn sẽ được đề nghị gửi bằng link OneDrive.
• Yahoo Mail: 25 MB mỗi email.
• Email công ty (Outlook với Microsoft 365, Exchange): thường từ 20 đến 35 MB, tùy công ty. Giới hạn của người nhận có thể thấp hơn của bạn.

Có hai điểm hay bị bỏ qua. Giới hạn tính tổng mọi tệp đính kèm trong một email, và file tăng khoảng một phần ba khi được mã hóa để gửi. Vì vậy file PDF 19 MB vẫn có thể bị Outlook từ chối. Hãy để dung lượng thấp hẳn hơn giới hạn, ví dụ 15 MB cho Gmail và 12 MB cho Outlook.

Đây là cách nhanh nhất và email vẫn gọn: một tệp đính kèm, không cần mở link.

1. 1

   Mở công cụ nén

   Vào Nén file PDF. Mọi thứ chạy trên trình duyệt nên file không bao giờ bị tải lên.

2. 2

   Thêm file PDF

   Chọn file hoặc kéo thả vào trang.

3. 3

   Chọn dung lượng mong muốn

   Trong Hoặc nén theo dung lượng file, chọn 2 MB hoặc nhập dung lượng của bạn, ví dụ 12 MB cho Outlook. Chỉ hình ảnh được thu nhỏ, vừa đủ để lọt giới hạn, nên chất lượng được giữ tốt nhất có thể.

4. 4

   Tải về và đính kèm

   Tải kết quả về và đính kèm vào email. Dung lượng được hiển thị trước khi tải.

Khi tài liệu chủ yếu là trang scan hoặc ảnh lớn, nó có thể khó đọc trước khi đủ nhỏ. Tách file giữ nguyên chất lượng.

• Dùng Tách file PDF để cắt theo khoảng trang, ví dụ trang 1 đến 20 và 21 đến 40, hoặc cứ 10 trang một phần.
• Gửi mỗi phần trong một email riêng và đánh số ở tiêu đề: "Hợp đồng (1/2)".
• Hướng dẫn tách file PDF giải thích mọi tùy chọn.

Nhiều file PDF lớn chứa những trang không ai đọc: mặt sau trắng, trang bìa, phụ lục trùng lặp. Bỏ chúng đi giúp giảm dung lượng mà không ảnh hưởng chất lượng.

• Xóa các trang không cần, hoặc xóa trang trắng tự động.
• Với bản scan chỉ có chữ và con dấu, hãy chuyển sang đen trắng. Màu sắc thường chiếm một nửa dung lượng.
• Sau đó nén phần còn lại. Hướng dẫn giảm dung lượng file PDF giải thích từng mức nén.

Với file rất lớn như bản scan 200 trang hay hồ sơ năng lực, gửi link là chắc chắn nhất. Tải PDF lên Google Drive, OneDrive, Dropbox hoặc iCloud Drive rồi chia sẻ link trong email. Trên Mac và iPhone, ứng dụng Mail có thể tự làm việc này bằng Mail Drop, tối đa 5 GB.

• Vượt giới hạn tới khoảng 2 lần: nén theo dung lượng là đủ.
• Chủ yếu là trang scan: chuyển đen trắng rồi nén. Tách file nếu vẫn quá lớn.
• Tài liệu chất lượng in không muốn bị mờ: tách thành nhiều phần.
• Hàng trăm MB: gửi đường link.