PDF zu groß für E-Mail: So senden Sie es trotzdem

• Gmail: 25 MB pro E-Mail. Darüber bietet Gmail einen Google-Drive-Link statt der Datei an.
• Outlook.com und Hotmail: 20 MB pro E-Mail. Größere Dateien werden als OneDrive-Link angeboten.
• Yahoo Mail: 25 MB pro E-Mail.
• Firmen-E-Mail (Outlook mit Microsoft 365, Exchange): meist 20 bis 35 MB, vom Unternehmen festgelegt. Beim Empfänger kann das Limit niedriger sein als bei Ihnen.

Zwei Details überraschen oft. Das Limit gilt für alle Anhänge der Nachricht zusammen, und Dateien werden beim Versand um etwa ein Drittel größer. Ein PDF mit 19 MB kann deshalb in Outlook scheitern: Bleiben Sie deutlich darunter, etwa bei 15 MB für Gmail und 12 MB für Outlook.

Das geht am schnellsten und die E-Mail bleibt einfach: ein Anhang, kein Link.

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   Kompressor öffnen

   Öffnen Sie PDF komprimieren. Es läuft im Browser, die Datei wird nie hochgeladen.

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   PDF hinzufügen

   Wählen Sie die Datei oder ziehen Sie sie auf die Seite.

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   Zielgröße wählen

   Unter Oder auf eine Dateigröße komprimieren wählen Sie 2 MB oder geben einen eigenen Wert ein, zum Beispiel 12 MB für Outlook. Nur die Bilder werden so weit verkleinert wie nötig, damit bleibt die bestmögliche Qualität erhalten.

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   Herunterladen und anhängen

   Laden Sie das Ergebnis herunter und hängen Sie es an. Die Größe sehen Sie vor dem Download.

Besteht ein Dokument vor allem aus Scans oder großen Fotos, wird es womöglich schwer lesbar, bevor es klein genug ist. Teilen erhält die volle Qualität.

• Teilen Sie die Datei mit PDF teilen nach Seitenbereichen, etwa Seite 1 bis 20 und 21 bis 40, oder alle 10 Seiten.
• Senden Sie jeden Teil in einer eigenen E-Mail und nummerieren Sie im Betreff: „Vertrag (1 von 2)“.
• Die Anleitung zum PDF teilen zeigt alle Optionen.

Viele große PDFs enthalten Seiten, die niemand liest: leere Rückseiten, Deckblätter, doppelte Anhänge. Sie zu entfernen spart Platz, ohne die Qualität zu ändern.

• Löschen Sie Seiten, die nicht nötig sind, oder entfernen Sie leere Seiten automatisch.
• Ist der Scan nur Text und ein Stempel, wandeln Sie ihn in Graustufen um. Die Farbe macht oft die Hälfte der Datei aus.
• Komprimieren Sie danach den Rest. Die Anleitung zum PDF verkleinern erklärt jede Stufe.

Für sehr große Dateien, etwa einen Scan mit 200 Seiten oder ein Portfolio, ist ein Link am zuverlässigsten. Laden Sie das PDF in Google Drive, OneDrive, Dropbox oder iCloud Drive und teilen Sie den Link. Auf Mac und iPhone erledigt Apple Mail das mit Mail Drop für Anhänge bis 5 GB.

• Bis etwa doppelt so groß wie das Limit: auf eine Zielgröße komprimieren, mehr ist nicht nötig.
• Vor allem Scans: Graustufen, dann komprimieren. Teilen, wenn es noch zu groß ist.
• Dokumente in Druckqualität, die nicht weicher werden sollen: in Teile trennen.
• Hunderte Megabyte: einen Link senden.